Soucieuse d’accroître son caractère concurrentiel, la direction a entrepris de revoir sa gestion de l’information. Ce faisant, elle a sensiblement amélioré certains processus clés.
Plus grand distributeur québécois de produits médicaux, comptant une gamme de 75 000 fournitures provenant de 200 fabricants, Dismed a pour mission de répondre aux besoins des hôpitaux et des autres établissements de soins de santé. À cette fin, l’entreprise cherche constamment à faciliter l’approvisionnement de ses clients, en leur procurant un accès pratique aux produits qu’ils recherchent.
L’importance et la diversité des fournitures distribuées par Dismed, conjuguées à la restructuration et au contexte généralement difficile caractérisant actuellement le secteur de la santé, complexifient la mission du fournisseur. Afin de pouvoir compter sur des processus efficaces et de maintenir, voire d’améliorer, son caractère concurrentiel, l’entreprise doit offrir à ses employés et à ses clients un accès optimal à l’information. C’est dans cette optique que la direction a adopté, en 2005, un mode de gestion des produits par catégories, démarche qui avait pour but de gérer plus efficacement les milliers d’articles qu’elle distribue.
« Nous avions une culture de vente, par laquelle nous nous préoccupions des chiffres associés à chaque client, explique le directeur du marketing, François Langis. Une concurrence plus vive nous force aujourd’hui à faire les choses différemment. »
La gestion par catégories ne peut se faire sans un apport d’informations important. Aussi, la direction a-t-elle mis en place des applications visant à mieux extraire les données pertinentes. Pour l’aider dans cette tâche, elle a fait appel aux spécialistes du Groupe LSI. L’équipe de développement a utilisé l’interface Web ePilote. Solution d’affaires interentreprises conçue pour optimiser le traitement et l’analyse des flux d’informations, ePilote consiste en une couche logicielle se greffant aux bases de données, aux systèmes de gestion, aux intranets et aux extranets.
« Avec cet outil, il est possible de concevoir des applications de façon simple et peu coûteuse, dit à ce sujet François Langis. La solution est dotée de modules de gestion intégrés que l’on peut modifier à sa guise. La beauté de ce concept, c’est qu’il permet d’extraire les données stockées dans l’immense entrepôt qu’est notre serveur, puis de les agencer instantanément, de façon logique, en fonction des besoins propres à chaque situation. »
Nouveaux modules
Un premier module applicatif a été développé en 2005, celui de la production de rapports de vente. La direction voulait améliorer cet aspect de ses opérations, trouvant le processus trop lourd. Pour obtenir l’analyse des ventes d’un territoire, par exemple, il fallait en faire la demande au service des TI, où l’on devait interroger le système de manière à produire un fichier contenant souvent des milliers de lignes, et qui devait ensuite être converti à un format de chiffrier.
Globalement, la préparation du rapport demandait de 2 à 3 jours. Un employé spécialisé, capable de convertir une vaste quantité de données en un tableau compréhensible, se consacrait à temps plein à cette tâche. Cette personne a travaillé avec le Groupe LSI dans le développement du nouveau module, travail qui a duré trois mois, temps incluant le développement d’un tableau de bord. Aujourd’hui, le même rapport peut être élaboré en cinq minutes, de façon plus précise et avec un risque d’erreur moindre. « Tout se fait dans un environnement Windows, c’est facile et à la portée de tout le monde », dit François Langis.
Au printemps 2006, une deuxième application a été installée : un module destiné à renforcer la gestion des prix. Jusque là, il était très ardu d’établir des tableaux comparatifs de prix, en raison de la difficulté à extraire l’information. En effet, chaque unité de gestion des stocks (SKU) fait l’objet d’une fiche conservée sur le serveur, dans laquelle se trouve sa structure de prix. Pour connaître le prix de 50 modèles d’un même article, il fallait auparavant accéder à chacune des 50 fiches, ce que l’on négligeait de faire, faute de temps.
La nouvelle application permet d’obtenir ces informations sur le champ, ce qui procure un avantage marqué. Elle donne lieu également à une gestion étroite des prix, de sorte qu’il devient difficile pour les représentants de réviser à la baisse les prix courants, comme ils avaient tendance à le faire. Bien qu’il soit trop tôt pour quantifier les économies pouvant découler de cette nouvelle pratique, la direction estime qu’elle stimulera les résultats de vente.
Autre application ajoutée par Dismed, le module site Web a été installé au printemps 2007. Il permet d’étendre la classification des produits sur cinq niveaux, comparativement à deux auparavant. En raison de ce manque de profondeur, la recherche de produits pouvait donner une liste contenant jusqu’à une centaine d’éléments, chiffre que la direction jugeait beaucoup trop élevé. Conçu en fonction de la gestion par catégories, le nouveau site Web ramène ce nombre à quelques articles seulement.
« Nous sommes des distributeurs, rappelle François Langis. Comme nous n’avons pas de magasin, notre site Internet devient notre vitrine. Nous cherchons donc à faciliter les recherches en ligne que font nos clients afin de trouver les produits convenant à leurs besoins parmi les milliers d’articles que nous leur offrons. C’est très important, car si nous ne pouvons le faire, à quoi sert notre rôle d’intermédiaire entre le fabricant et le client? »
Dismed a aussi fixé un objectif interne relativement au module site Web, c’est-à-dire de rassembler dans un intranet l’ensemble de l’information existant au sein de l’organisation – sur supports électroniques, sur papier ou, simplement, dans la tête du personnel – afin qu’elle soit disponible rapidement, sur demande. « Si nous ne pouvons nous-mêmes trouver l’information aisément, comment pouvons-nous aider les clients dans leurs recherches », demande le directeur du marketing?
Poursuite du projet
Depuis plusieurs mois, un analyste-programmeur du Groupe LSI est en poste à temps plein chez Dismed afin d’aider l’entreprise à mettre sur pied ces nouvelles fonctionnalités. Au fil des mois, l’entreprise compte implanter des fonctionnalités ePilote supplémentaires. « Comme nous sommes avides d’informations, nous pensons à de nouvelles applications à ajouter au fur et à mesure que nous progressons, précise le directeur du marketing. L’outil offre de nombreuses possibilités, grâce à sa grande souplesse et à l’absence de contraintes qui le caractérise. »
À ses yeux, ePilote réconcilie les TI et le marketing. À la fin des années 90, les deux fonctions avaient beaucoup de mal à se comprendre, se rappelle-t-il. « Lorsque nous avons entrepris le développement des modules, j’ai cru que nous allions revivre ces moments difficiles. À mon grand soulagement, le travail s’est toujours fait de façon harmonieuse. En utilisant ePilote, des tâches auparavant très complexes sont devenues faciles. »