Contrôle des coûts au dollar près pour des projets de plusieurs
dizaines de millions
De par ses activités sidérurgiques, les activités de production mobilisent des «chaînes de fabrication». La mise en ligne d’un nouveau produit nécessite que l’on modifie en tout ou en partie les infrastructures existantes. Chaque dépassement de délais pour les différentes étapes implique alors des conséquences sur l’ensemble des opérations, jusqu’aux ventes qui pourraient alors ne pas être honorées aux dates prévues. Il devient alors impératif de contrôler toutes les phases du projet, tant au niveau des échéanciers que des coûts.
Quelques chiffres
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Solution déployée
La refonte d’une ligne de production peut s’élever à plusieurs millions de dollars. Elle s’étale sur plusieurs semaines, voire sur des mois, et peut faire appel à plusieurs centaines de sous-traitants. Plus de 50 métiers sont concernés dans la plupart des cas. Devant la multitude des interventions, le projet principal est découpé en sous-projets, eux-mêmes subdivisés en articles.
La solution déployée comporte deux volets. Le premier est destiné aux administrateurs. Ces derniers sont en mesure de faire correspondre en toute simplicité les tâches avec les entrepreneurs et leurs employés, ainsi qu’avec les équipements et le matériel. Toutes les exceptions sont paramétrables. Les coûts forfaitaires sont indiqués à chaque étape. Le second volet concerne les utilisateurs qui accèdent à leur feuille de temps par le Web. Ils ne peuvent visionner que les champs et items qui les concernent. Ainsi, ils saisissent leurs données quotidiennement. Le système étant relié à l’horodateur de l’usine, les gestionnaires peuvent détecter les éventuelles fraudes et les erreursde saisie.
La solution incorpore tous les éléments de la gestion de projet et permet de comparer le réel au prévisionnel. Elle intègre également tous les processus de validation à plusieurs paliers et les différents principes de traçabilité. Par exemple, certains enregistrements ne peuvent plus être modifiés une fois acceptés.
Bénéfices
Un des défis de l’implantation était de fournir un système unique rencontrant les besoins de plusieurs centaines d’utilisateurs, ayant chacun des fonctions très différentes. De par la qualité de l’ergonomie et de la flexibilité de l’application, l’adoption a été instantanée, en accélérant le traitement des saisies et en concentrant les différents intervenants sur leurs tâches principales.
Le principal bénéfice se destine aux administrateurs, qui détiennent ainsi le meilleur des outils de planification pour leurs projets, quelle qu’en soit la taille. Grâce aux mécanismes de rapports, ils connaissent en temps réel le niveau d’avancement du projet et des différents sous-projets. Ils sont alors en mesure de détecter les causes des dysfonctionnements et peuvent prévenir les dépassements budgétaires et de délais. Les responsables d’usine sont en mode actif et peuvent apporter les correctifs nécessaires pour assurer le succès de leurs opérations. Depuis l’implantation de la solution, plusieurs millions de frais ont ainsi été évités.