L’entreprise gère des chantiers sur de longues durées. Ceux-ci ont souvent la caractéristique d’être éloignés du siège social et, plus rarement, les infrastructures technologiques y font défaut. Ces contraintes ne doivent cependant pas altérer la bonne gestion des employés, des équipements et de la paye. Plus particulièrement, la saisie et le traitement des feuilles de temps sont complexes en raison de tous les paramètres et exceptions propres au domaine de la construction. Il s’agit alors de simplifier le processus et de s’assurer que la circulation de l’information soit rapide et fiable.
Quelques chiffres
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Solution déployée
La solution déployée réplique exactement le processus en place : saisie des informations sur les chantiers, compilation périodique, envoi des fichiers au siège social, vérification, intégration dans le système de gestion et traitement des informations, dont la paye. Lors de son implantation, la structure des bases de données a été revue, avec un «nettoyage» des fichiers. Le but était de garantir l’intégrité des données. Il était impératif de corriger les problèmes de doublons et d’informations qui étaient différentes entre le bureau chef et les chantiers. La solution s’est adaptée aux contraintes liées à la disponibilité parcimonieuse d’Internet et au volume de données gérées. L’application est installée directement sur les postes de saisie de feuilles de temps. Une fois toutes les informations hebdomadaires compilées, elles sont compressées et cryptées. De cette manière, plusieurs dizaines de milliers d’enregistrements peuvent voyager en toute sécurité sur une clé USB ou via une connexion Internet à 28K!
Le confort des utilisateurs a été l’une des principales préoccupations. L’ergonomie et la navigation permettent à l’ensemble des utilisateurs de travailler plus rapidement (saisie et recherche d’enregistrements), et dans un environnement agréable. La recherche d’efficacité a passé par un paramétrage avancé des champs, qui interdit la saisie d’incohérences. Par exemple, il sera impossible d’associer un employé à un métier non prévu dans son profil, ou encore à un taux ne lui correspondant pas.
Bénéfices
Les retombées de la solution sont présentes dès les débuts du processus. Lors de nouveaux chantiers, la configuration de l’application est effectuée nettement plus rapidement en raison de l’automatisation. Les gains les plus notables sont toutefois appréciés par le paie-maître et les gestionnaires. En effet, le temps passé à vérifier les feuilles de temps et autres données saisies par les contremaîtres et les commis a baissé de 80%, puisque la solution réduit considérablement les risques d’erreurs à la base. Plusieurs milliers d’heures de communications téléphoniques sont évitées annuellement.
En fin de cycle, l’édition des feuilles de paye et des autres documents légaux est facilitée par les capacités de modifier les paramètres sans programmation, et en toute sécurité. Tous les rapports de gestion sont aisément configurables et éditables en quelques secondes,dont le rapport de CCQ.